Yılın Kaliteli Okulu/Kurumu Rapor Formatı:

                 Bu kategoride başvuracak okul/kurumlar, yaptıkları çalışmaları aşağıda sıralanan başlıkları ve açıklamaları dikkate alarak 40 sayfayı geçmeyecek şekilde raporlaştıracaklardır. Raporlarda Times New Roman harf karakteri ve 11 punto ile bir buçuk satır aralığı kullanılır. Okul/kurumla ilgili varsa fotoğraf, video kaydı vb. ilaveler raporun sonuna konabilir. Bu ilaveler 40 sayfalık rapor limitinin dışındadır.
 

Rapor Ara Başlıkları

Okulun/Kurumun bulunduğu il ve ilçe adını belirtiniz.

Okul/Kurum Adı:

Okulun/Kurumun adını belirtiniz.

 Adres:

Okulun/Kurumun posta adresini belirtiniz.  

İletişim Kurulacak Kişinin Adı, Soyadı, Telefonu, E-Posta Adresi:

Okul/Kurum müdürü ile ekip liderinin adı, soyadı, telefonu (varsa cep telefonu) ve e-posta adresini belirtiniz.

Okulun/Kurumun Tarihçesi ve Bugünkü Durumu(kısa)

Bu bölümde okulun kuruluşundan bugüne kadar geçen süreç kısaca özetlenir. Bugünki durumu anlatılırken; okulun yerleşim yeri, bina durumu, okulda yürütülen programlar vb. genel bilgilere yer verilir.

 Okulun/Kurumun Yönetimi

Bu bölümden itibaren yazılacakların belirlenmesinde değerlendirme formundaki kriterler belirleyicidir. Bu sebeple ne yazılacağına karar vermek için kriterler dikkatle tekrar incelenmelidir. Kriterlerin cevapları kurumda yapılan Özdeğerlendirme çalışmalarının sonucuna dayanmalıdır.

İlk kriter olan “okulun/kurumun yönetimi” kriterinde adından da anlaşılacağı üzere okulun/kurumun yönetiliş biçimi sorgulanmaktadır. Her seviyedeki liderlerin (müdür, müdür yardımcısı, bölüm şefi, zümre başkanı vb.) liderlik davranışlarını nasıl sergiledikleri, sorumluluk alanlarında nasıl bir yönetim sergiledikleri açıklanır.  Liderlerin temel sorumlulukları değerlendirme formunda şu şekilde sıralanmıştır:

 v    Liderlerin, okul/kurumun misyon, vizyon, ilke/değerlerinin oluşumuna sağladığı destek

 v    Liderlerin okul/kurum ilke ve değerlerini davranışlarına yansıtmada örnek ve önder olması

 v    Liderlerin, okul/kurum içerisindeki iyileştirme çalışmalarına, yenilikçilik ve yaratıcılığa, öğrenmeye ve birlikte çalışmaya sağladığı destek

 v    Liderlerin okul/kurum yönetimine sağladığı destek (kurul ve komisyonların çalışmaları, temel süreçlerin tanımlanması, temel politika ve stratejilerin belirlenmesi vb.)

 v   Liderlerin, okul kurum çalışanları, hizmet götürülen kesim ve işbirliği yapılan kişi ve kurumlarla olan ilişkileri ( bu kesimlerin isteklerini dinleme, yanıtlama, başarıları tanıma takdir etme)

 v   Liderlerin yönetim etkinliğinin/performansının ölçülmesi

 v   Liderlerin bireysel gelişimi nasıl sağlanmaktadır,

Okulun/Kurumun Plânı ( Okul Gelişim Planı, Stratejik Plân vb.)

Bu kriterde Okul/kurumlardan genel anlamda uzun vadeli planlarını (Stratejik Plan/Okul Gelişim Planı) nasıl yaptıkları, ilgili kişileri bu sürece nasıl kattıkları, uzun vadeli planları eylem planlarına ve günlük çalışmalarına nasıl taşıdıkları vb. soruların cevabı yazılmalıdır. Bu kritere ilişkin değerlendirme yapılırken bakılacak diğer kriterler işe şu şekildedir:

  v   Okulun/kurumun mevcut durum analizindeki başarısı

  v   Okulun/kurumun uzun vadeli planlamasında paydaş beklentilerini/ihtiyaçlarını dikkate alması

  v   Okulun/kurumun uzun vadeli plânlaması yapılırken; mevcut kurumsal performansın, araştırma ve inceleme faaliyetlerinin, Bakanlık plânlamalarının, yakın çevrenin ekonomik ve demografik göstergelerinin, eğitimde, bilimde yaşanan gelişmelerin dikkate alınması

  v   Vizyon, misyon ve hedeflerin birbirleriyle uyumlu belirlenmesi

  v   İlke ve değerlerin belirlenmesi

  v    Temel politika ve stratejilerin belirlenmesi

 v    Okul/kurumun uzun vadeli plânlamasının ilgililere duyurulması, uygulama planlarına yansıtılması

 v   Okulun/kurumun uzun vadeli plânlamasının zamanla gözden geçirilip güncellenmesi 

Bu kriter kapsamında okul ve kurumlardan çalışanlarını nasıl yönettikleri, ekip çalışmaları ile içerisinde çalışanların olduğu kurul ve komisyonların çalışma biçimleri, çalışanın yeterliklerinin artırılması için yapılanlar, takdir ve tanıma sistemi, performansların izlenmesi, çalışanın yönetime katılımı gibi çalışanla ilgili bir çok konuyu kapsar. Yönetim bu kriterle ilgili yaptıklarını raporlarken aşağıda sıralanan kriterlere cevap vermeye özen göstermelidir. Bu kriterler şunlardır:

     -Çalışanların bilgi birikimi ve yetkinliklerinin okul/kurum için kullanılması, okul/kurum içi görevlendirmelerde yeterliliklerin dikkate alınması,

      -Çalışan performansının uygun bir şekilde takdir edilmesi, ödüllendirilmesi

      -Etkin ekip çalışmalarının varlığı

      -Çalışanların bilgi birikimi ve niteliklerinin geliştirilmesi

      -Çalışanların yönetime katılımı

      -Çalışanların iletişim gereksinimlerinin saptanması ve karşılanması

      -Okul/kurum içerisindeki görev dağılımının yapılması, okuldaki kurul ve komisyonların oluşumu, çalışanların ve kurulların görev, yetki ve sorumluluklarının belirlenmesi

      -Çalışandan gelen yenilikçi ve yaratıcı fikirlerin değerlendirilmesi

      -Sosyal, kültürel ve sportif faaliyetlerin desteklenmesi

      -Çalışanların ücret ve ücret dışı olanaklardan adil bir şekilde yararlanması. 

Maddi Kaynakların ve Bilgi Birikiminin Yönetimi

Maddi Kaynakların ve Bilgi Birikimin Yönetimi kriteri ile okulun/kurumun finans yönetim biçimi değerlendirilmektedir. Okulun finansal kaynakları; genel bütçeden aktarılan kaynaklar, genel bütçe dışından sağlanan tüm bağış, ücret, kantin, kooperatif vb. den elde edilen kaynaklardır. Ayrıca maddi ve maddi olmayan kaynakların yönetiliş biçimi de bu kriterde açıklanmalıdır. Maddi aktiflere; binalar, demirbaş eşyalar, donanım, kullanılan malzemeler vb. örnekler verilebilir. Bunun yanında maddi olmayan aktiflere ise; projeler, patent özelliği taşıyan ürünler, buluşlar vb. örnek olarak verilebilir. Bu kriter kapsamında raporlama yapılırken aşağıda sıralanan kriterlere cevap verilmelidir. Bu kriterler şunlardır:

•      Okulun/kurumun kaynaklarının belirlenen politika ve stratejiyi destekleyecek şekilde kullanılması

•      Bina, donanım ve malzemelerin amacına uygun kullanımı

•      Her türlü malzemenin bakım, onarım ve temizliğinin sağlanması

•      Teknolojik gelişmelerin takip edilmesi ve okul/kuruma taşınması

•      Teknoloji ve bilgi birikiminden azami ölçüde yararlanma

•      Okul/kurum bütçesinin yapılması

•      Okul/kurum içinde ve dışındaki kullanıcıların uygun bilgiye ulaşmasının sağlanması

Süreçler kriteri ile süreç yönetimi anlayışı sorgulanmaktadır. Süreç; bir takım girdileri alıp kullanıcısına katma değer yaratacak şekilde çıktı elde edilen iş ve işlemler bütünüdür. Kısaca, sonuçta bir çıktısı olan işlemler bütünü olarak  da tanımlanabilir.

Bir okulda süreçler yönetsel ve işlevsel olmak üzere iki başlıkta ele alınabilir;

•   Karar verme

•   Planlama

•   Organize Etme

•   İletişimi sağlama

•   Etkileme

•   Koordinasyonu sağlama

•   Değerlendirme

1.Öğrenci İşleri                           2. Personel İşleri

Öğrencilerin kayıt-kabul                Atama, nakil, görevlendirme

Öğrenci devamının izlenmesi          Stajyerlik-adaylık işlemleri

Nakil ve geçiş işleri                       Personel özlük hakları

Kayıt silme                                   Sicil ve disiplin işleri

Sağlık önlemleri                            Sağlık-güvenlik-askerlik işlemleri

Güvenlik önlemleri                        Devam izleme

Kimlik verilmesi                            Denetleme ve değerlendirme vd.

Burs sağlanması

Sınavlarla ilgili işlemler

Sınıf geçme işlemleri

Mezuniyet ve diploma işlemleri

Aday, çırak ve çırak öğrencilerin sağlık sigorta pirim işlemleri vd.

Yıllık, ünite ve günlük planlar                Rehberlik hizmetleri

Sınıf öğretmenler toplantısı                   Öğrenci ödül ve disiplin işleri

Zümre öğretmenler toplantısı                Öğretmenler kurulu toplantısı

Zümre başkanları toplantısı                   Eğitici kol çalışmaları

Şube öğretmenler toplantısı                  Okul aile birliği, koruma dernekleri

Bölüm başkan/şefleri toplantısı              Okul-çevre ilişkileri      vd.

Ders araç-gerecinin sağlanması           

Kütüphane, laboratuar, atölye işleri               

Öğretim süreci vd.                                                     

Bina, tesis, donatım, bakım ve onarım işleri

Sivil savunma, yangından korunma ve güvenlik işleri

Yazı işleri

Hesap işleri

Ayniyat işleri

Kooperatif ve kantin işleri

Döner sermaye işleri vd.

Yukarda yapılan sınıflama örnek olarak verilmiştir. Süreç yönetiminde önemli olan süreçlerin tanımlanması (sürecin adı, girdileri, işlemleri ve çıktısı belirlenmelidir.), süreçler arası ilişkilerin belirlenmesi, süreç standartlarının belirlenmesi, süreç sorumlularının belirlenmesi, süreçlerin önem derecesine göre sınıflanması vb. konulardır. Getirilen standartlar paydaş ihtiyaçlarına ve amacın gerçekleşmesine göre belirlenmeli ve zamanla standartlar iyileştirilmelidir. Bunun yapılabilmesi içinde düzenli bir şekilde süreç performansının ölçülmesi gerekir.

Bu bölümde raporlama yapılırken yukarıda yapılan açıklamaların yanında aşağıda sıralanan kriterlere de cevap olacak açıklamalar yapılmalıdır. Bu kriterler şunlardır:

•      Okul/kurum süreçlerinin analiz edilerek tanımlanması

•      Okul/kurum kritik süreçlerinin belirlenmesi

•      Okul/kurum süreçlerinin standardının belirlenmesi

•      Okul/kurum süreçlerinin performansının ölçülmesi

•      Okul/kurum süreçlerinin gözden geçirilerek paydaş beklentilerini karşılayacak şekilde iyileştirilmesi

•      Süreçlerde üretilen ürün veya hizmetten yararlananların memnuniyetinin ölçülmesi 

Sonuç kriterleri okul veya kurumun performansı hakkında rakamlarla bilgi verilen bölümdür. Bu bölümde artık ne yapıldığından çok neler elde edildiği sorgulanır. Girdi ve süreçler kriterlerinde yapılan çalışmaların sonuçları bu bölümde gözlenir.

Bu bölümde algı verilerine ilişkin sonuçlara yer verilmeli ve sonuçlar rakamlarla ifade edilmelidir. Sonuca ilişkin bilgiler, mümkün olduğu ölçüde grafiklerle desteklenmelidir.

Sonuçlar önceki yıllarla, diğer okullarla, ülkenin bu alanda en iyi sonuç almış okul ve kurumlarıyla karşılaştırılmalıdır. Bu karşılaştırmalar için il içerisinde imkanlar ölçüsünde karşılaştırma okulları belirlenmeli, Türkiye’nin en iyileri için Bakanlığımız WEB sayfasından, Personel Genel Müdürlüğü Yönetimi Değerlendirme ve Geliştirme Dairesi Başkanlığı sayfasında oluşturulan veri tabanından yararlanmalıdır.

Memnuniyetlerdeki artışlar makul bir biçimde izah edilebilmelidir. Aksi takdirde ya sonuçların geçerli ve güvenilir olmadığına ya da okulun/kurumun gayreti ile ortaya çıkmadığına hükmedilir. 

Bu bölüme ilişkin açıklamalar genel açıklamalara uyularak yapılmalı ve aşağıda sıralanan alanlara ilişkin çalışanların algılamalarının ne olduğunu yansıtmalıdır. Bu alanlar:

•      Kariyer geliştirme,

•      İletişim,

•      Yetkelendirme (çalışanın görevi ile ilgili güçlü kılınması),

•      Fırsat eşitliği,

•      Kararlara katılım,

•      Yönetimden memnuniyet,

•      Takdir,tanıma sistemi,

•      Performans değerlendirme sistemi,

•      Okulun vizyon, misyon ve değerlerine ilişkin algılamalar,

•      Destek,

•      Okulda bulunan araç, gereç,

•      Okul ortamı,

•      Öğretmene okul tarafından sağlanması gereken hizmetler,

•      Genel memnuniyet 

Diğer sonuçlar, doğrudan çalışan algısına dayanmayan ancak çalışanın okuldan/kurumdan memnuniyet derecesi hakkında bilgi veren sonuçlardır. Bir okul için çalışan memnuniyetine ilişkin diğer sonuçlar şu alanları kapsayabilir:

•      İyileştirme ekiplerine çalışanların (gönüllü) katılım oranları,

•      Öneri sistemlerine çalışanların katılım oranları

•      Çalışanlarca iletilen şikayet sayıları ve şikayetlerin dikkate alınma durumu

•      Eğitim ve gelişim düzeyleri (örn.: lisans tamamlayan, yüksek lisans ve doktora yapanlar)

•      Yıllık kişi başına alınan hizmetiçi eğitim saati (Okul/kurum içi ve okul/kurum dışı)

•      Memnuniyet anketlerine katılım oranları,

•      Devamsızlık ve rapor durumu,

•      İş kazaları,

•      Okulda görev yapan öğretmenlerin, bu okuldaki ortalama görev süresi

•      Çalışana sağlanan ücret dışı hizmetler (Kreş, servis, gezi, ve diğer her türlü sosyal, kültürel ve sportif etkinlikler)

•      İdari denetim veya teftişlerde okulun çalışanlarına sağladığı hizmetleri doğrulayan, öven veya eleştiren raporlar 

Sonuçlar (Öğrenci Memnuniyeti Algılama Sonuçları) kurumlar için hizmet götürülen kesimin memnuniyeti

Bu kriterde, öğrencilerin okul hakkındaki genel kanaatleri, memnuniyetleri, öğretmenlerine ilişkin algılamaları, sınıf ve derslikler ile okulun diğer bölümlerini ne kadar yeterli gördükleri kısacası okulda verilen her türlü hizmet ile eğitim öğretimi, öğrencilerin nasıl gördükleri raporlara yansıtılmalıdır. Bir okul için öğrencinin memnuniyetine ilişkin göstergeler şu alanları kapsayabilir:

•      Ulaşım,

•      İletişim,

•      Dilek, öneri ve şikayetlerin dikkate alınması,

•      Güvenilirlik,

•      Güvenlik,

•      Kararlara katılım,

•      Öğrenci işleri,

•      Ders programları,

•      Öğrenme/öğretme yöntemleri,

•      Sınıf ortamı,

•      Ders araç gereçleri,

•      Ders arası,

•      Okulun fiziki ortamı,

•      Kantin, yemekhane, yatakhaneler (varsa),

•      Sosyal, kültürel, bilimsel ve sportif faaliyetler,

•      Belirli gün ve haftaların kutlamaları,

•      Değerlendirme, ödül, takdir, teşekkür,

•      Olumlu davranış kazanma 

Bu bölümde de tıpkı öğrenci memnuniyetinde olduğu gibi velilerin okula ilişkin algılamaları ve okuldan memnuniyetleri rapora yansıtılır. Veli memnuniyetine ilişkin göstergeler şu alanları kapsayabilir:

•      Ulaşım,

•      İletişim,

•      Dilek, öneri ve şikayetlerin dikkate alınması,

•      Güvenilirlik,

•      Güvenlik,

•      Kararlara katılım,

•      Öğrenci işleri,

•      Ders programları,

•      Öğrenme/öğretme yöntemleri,

•      Sınıf ortamı,

•      Ders araç gereçleri,

•      Ders arası,

•      Okulun fiziki ortamı,

•      Kantin, yemekhane, yatakhaneler (varsa),

•      Sosyal, kültürel ve sportif faaliyetler,

•      Değerlendirme, ödül, takdir, teşekkür,

•      Olumlu davranış kazanma.

Bu bölümde öğrenci ve velilerin algılarına dayanmayan ancak okuldan memnuniyetlerini gösteren diğer göstergelere ilişkin sonuçlara yer verilir. Bunlar:

•      Öğrenci devamsızlık oranları,

•      Devamsızlıktan sınıf tekrarına kalan öğrenci sayıları,

•      Başarısızlıktan sınıf tekrarına kalan öğrenci sayıları,

•      Sorumlu geçen veya ek sınavla geçen öğrenci sayıları,

•      Okuldan ayrılan veya uzaklaştırılan öğrenci sayıları,

•      Sınıfını doğrudan geçen öğrenci sayıları,

•      Sağlık kuruluşlarına sevk alan öğrenci sayıları,

•      Rapor alan öğrenci sayıları,

•      Bir üst öğrenim kurumuna yerleştirilen öğrenci sayıları,

•      Mezuniyet sonrası işe yerleştirilen öğrenci sayıları (meslekî eğitim kurumları için)

•      Öğrenci ve veliden gelen öneri/dilek sayıları

•      Öğrenci ve veliden gelen şikayet sayıları,

•      Öğrenci ve velilerin iyileştirme çalışmalarına (gönüllü ) katılım sayıları,

•      Okulda kaza geçiren öğrenci sayıları,

•      Öğrenci ve velilere yönelik düzenlenen sosyal, kültürel ve sportif faaliyet sayıları ve bu faaliyetlere katılım oranı

•      Okul-aile işbirliğinin sağlandığı kurul ve komisyon çalışmalarına katılım oranları

•      Öğrenci ve velilerin memnuniyet anketlerine cevap verme oranları,

•      Öğrencilere ve velilere sunulan hizmetler nedeniyle okula verilen ödül ve unvanlar

•      Okulun başarısından dolayı yerel ve genel basında yer alma durumu,

•      İdari denetim veya teftişlerde okulun öğrenci ve velilere sağladığı hizmetleri doğrulayan, öven veya eleştiren raporlar.

Bu bölümde okul/kurum bütçesinin yıllık performansına ilişkin sonuçlara yer verilir. Bütçede; gelir gider dengesi, gelir artışı, harcamaların politikalarla uyumu, verimlilik, tasarruf vb. durumlara ilişkin sonuçlar rapora yansıtılır.

Bu bölümde kurumsal performansa ilişkin sonuçlara yer verilir. Bir okul/kurumun temel performans göstergeleri aşağıda sıralanacak göstergelerle sınırlıdır gibi bir anlam çıkarılmamalıdır. Tüm sonuçlar okulun/kurumun performansı ile ilgilidir. Aslında bu bölüme daha önceden verilmemiş temel performansla ilgili diğer sonuçlar yansıtılmaktadır. Bu göstergeler şunlar olabilir:

•      Okulun sınıf ve her bir ders için başarı düzeyleri,

•      Çeşitli yarışmalarda alınan sonuçlar, okulda üretilen projeler, yayınlar vb.

•      Yeni süreç tasarımı,

•      Bina, donanım ve malzemelerin kullanımındaki etkililik ve verimlilik,

•      Öğrenci/öğretmen oranı,

•      Kütüphane, bilgi işlem ve bilgi teknolojilerinden yararlanma,

•      Üniversiteler, eğitim ile ilgili kuruluşlarla yapılan işbirlikleri,

•      Okulun diğer okullarla ve çevre ile olan ilişkileri, paylaşımı,

•      Çevreye duyarlılık ve doğal ortamın korunması,doğal kaynakların korunmasına ilişkin sonuçlar.